بودجه بندی بر مبنای فعالیت

در سیستمهای سنتی هزینه یابی ، بر حجم تولید و واحدهای محصولات تاکید می شود و همچنین فرض می شود که محصولات منابع را مصرف میکنند. در هزینه یابی بر مبنای فعالیت استدلال بر این است که تولید محصولات مستلزم انجام فعالیتهایی است و فعالیتها مصرف کننده منابع اند .بنابراین ،در هزینه یابی بر بنای فعالیت ابتدا هزینه های سر بار به فعالیتها تخصیص داده می شود (انباشت هزینه ها تحت عنوان مخزن هزینه ها ) و سپس هزینه های تخصیص یافته به فعالیتها بر اساس عاملی تحت عنوان محرک هزینه ، به محصولات یا خطوط تولید تخصیص می یابد. در هزینه یابی بر مبنای فعالیت ، فعالیتهای عمده در فرایند تولید به چهار طبقه سطح واحد محصول ،سطح دسته محصول ، سطح پشتیبانی محصول ، و سطح کارخانه تفکیک می شود.

بودجه بندی بر مبنای فعالیت ،فرایند تهیه بودجه است که بر هزینه فعالیتها یا محرکهای هزینه مرتبط با عملیات ،تاکید و تمرکز دارد. بودجه بندی بر مبنای فعالیت ،هزینه ها را با توجه به محرکهای هزینه که منتج از هزینه یابی بر مبنای فعالیت است ،بر حسب مخزن هزینه ها تفکیک می کند. بنابراین ،بودجه بندی بر مبنای فعالیت با تفکیک بودجه هزینه ها به مخازن متشابه هزینه ها ،نظیر فعالیتهای سطح واحد محصول ،دسته محصول ،سطح پشتیبانی محصول و سطح کارخانه ،شروع می شود.معیار لازم برای منظور کردن هزینه در یک مخزن هزینه ان است که هزینه های ان مخزن متناسب با تغییرات در سطح فعالیت مربوط ،تغییر می کند.شرکتی که از هزینه یابی بر مبنای فعالیت استفاده میکند قبلا هزینه ها را با توجه به مخزن هزینه ها تفکیک کرده است.به هر حال ، بررسی مجدد درستی انتخاب مخزن هزینه ها برای دوره بودجه ،قبل از انتخاب مخزن هزینه ها طبق هزینه یابی بر مبنای فعالیت برای مقاصد تهیه بودجه بر مبنای فعالیت ضروری است.این بررسی بخصوص وقتی که شرکت هنگام به کارگیری هزینه یابی بر مبنای فعالیت با مغایرتهای درخور ملاحظه و توجیه ناپذیر روبرو بوده است ،اهمیت بیشتری دارد.

مقایسه بودجه بندی سنتی و بودجه بندی بر مبنای فعالیت :

بودجه بندی سنتی بودجه بندی بر مبنای فعالیت ...

واحد بودجه بندی هزینه هر یک از دوائر(وظایف) سازمانی یا عوامل هزینه انجام فعالیتهای مختلف

محور توجه منابع و نهاده های مورد نیاز سازمان بازده یا کارهایی که باید انجام شود

تاکید زمانی دوره معین اینده بهبود مستمر

نقش فروشندگان و مشتریان فروشندگان و مشتریان بطور رسمی در بودجه بندی با فروشندگان هماهنگ می شود و نیاز مشتریان در

مورد توجه قرار نمی گیرند. بودجه بندی مورد توجه قرار می گیرد

هدف کنترل کنترلها،عملکرد مدیریت را حداکثر می کند فرایندهای کنترل ،فعالیتهای شرکت را هماهنگ می کند

مبنای بودجه توجه به گرایش و تغییر پذیری هزینه ها ،هزینه های توجه به ظرفیتهای استفاده شده و ظرفیتهای استفاده نشده

ثابت و متغیر

 

مقایسه بودجه بندی بر مبنای فعالیت و بودجه بندی سنتی در جدول بالا نشان داده شده است.بودجه بندی بر مبنای فعالیت ،بیانگر پیشبینی هزینه های انجام فعالیتهای مختلف است.اما بودجه بندی سنتی معرف هزینه های بودجه شده برای هر یک از وظایف خاص سازمان (نظیر تدارکات ، مهندسی ، فروش ، تولید ) یا هر یک از عوامل هزینه است.در حالی که بودجه بندی سنتی بر عوامل هزینه نظیر مواد ،دستمزد و هزینه های مورد انتظار برای انجام فعالیتهای مختلف را مورد توجه قرار می دهد.

بودجه بندی بر مبنای فعالیت ،بهبود مستمر را تسهیل می کند. فرایند تهیه بودجه بر مبنای فعالیت ،فرصتهای کاهش هزینه ها و همچنین حذف فعالیتهای فاقد ارزش افزوده را مشخص میکند و مجموعه اقدامات لازم برای دستیابی به هدفهای سازمانی را به حداقل ممکن کاهش می دهد.

فرایند بودجه بندی سنتی محدود به فعالیتهای درون سازمان است و بندرت به فراتر از ان توجه می شود . بنابراین ،در بودجه بندی سنتی به وضعیت فعلی فروشندگان مواد و کالا و مشتریان توجه می شود . در مقابل ، بودجه بندی بر مبنای فعالیت ایجاب می کند که هماهنگی بسیار با فروشندگان موادو کالا و تامین نیازهای مشتریان مورد توجه قرار گیرد.

بودجه بندی سنتی به عنوان ابزار کنترل بر مقایسه ارقام بودجه بندی شده با نتایج واقعی عملیات و انحرافات و حداکثر کردن مسئولیت و پاسخگویی عملکرد واحدها تمرکز دارد ،اما هدف اصلی کنترل در بودجه بندی بر مبنای فعالیت ،هماهنگ و همخوان کردن فعالیتهای مختلف شرکت به منظور ارائه خدمات به مشتریان است.

 

بودجه بندی بر مبنای فعالیت ،فرایند تهیه بودجه است که بر هزینه فعالیتها یا محرکهای هزینه مرتبط با عملیات ،تاکید و تمرکز دارد. بودجه بندی بر مبنای فعالیت ،هزینه ها را با توجه به محرکهای هزینه که منتج از هزینه یابی بر مبنای فعالیت است ،بر حسب مخزن هزینه ها تفکیک می کند. بنابراین ،بودجه بندی بر مبنای فعالیت با تفکیک بودجه هزینه ها به مخازن متشابه هزینه ها ،نظیر فعالیتهای سطح واحد محصول ،دسته محصول ،سطح پشتیبانی محصول و سطح کارخانه ،شروع می شود.معیار لازم برای منظور کردن هزینه در یک مخزن هزینه ان است که هزینه های ان مخزن متناسب با تغییرات در سطح فعالیت مربوط ،تغییر می کند.شرکتی که از هزینه یابی بر مبنای فعالیت استفاده میکند قبلا هزینه ها را با توجه به مخزن هزینه ها تفکیک کرده است.به هر حال ، بررسی مجدد درستی انتخاب مخزن هزینه ها برای دوره بودجه ،قبل از انتخاب مخزن هزینه ها طبق هزینه یابی بر مبنای فعالیت برای مقاصد تهیه بودجه بر مبنای فعالیت ضروری است.این بررسی بخصوص وقتی که شرکت هنگام به کارگیری هزینه یابی بر مبنای فعالیت با مغایرتهای درخور ملاحظه و توجیه ناپذیر روبرو بوده است ،اهمیت بیشتری دارد.

مقایسه بودجه بندی سنتی و بودجه بندی بندی بر مبنای فعالیت

بودجه بندی سنتی بودجه بندی بر مبنای فعالیت

واحد بودجه بندی هزینه هر یک از دوائر(وظایف) سازمانی یا عوامل هزینه انجام فعالیتهای مختلف

محور توجه منابع و نهاده های مورد نیاز سازمان بازده یا کارهایی که باید انجام شود

تاکید زمانی دوره معین اینده بهبود مستمر

نقش فروشندگان و مشتریان فروشندگان و مشتریان بطور رسمی در بودجه بندی با فروشندگان هماهنگ می شود و نیاز مشتریان در

مورد توجه قرار نمی گیرند. بودجه بندی مورد توجه قرار می گیرد

 هدف کنترل کنترلها،عملکرد مدیریت را حداکثر می کند فرایندهای کنترل ،فعالیتهای شرکت را هماهنگ می کند

مبنای بودجه توجه به گرایش و تغییر پذیری هزینه ها ،هزینه های توجه به ظرفیتهای استفاده شده و ظرفیتهای استفاده نشده

ثابت و متغیر

مقایسه بودجه بندی بر مبنای فعالیت و بودجه بندی سنتی در جدول بالا نشان داده شده است.بودجه بندی بر مبنای فعالیت ،بیانگر پیشبینی هزینه های انجام فعالیتهای مختلف است.اما بودجه بندی سنتی معرف هزینه های بودجه شده برای هر یک از وظایف خاص سازمان (نظیر تدارکات ، مهندسی ، فروش ، تولید ) یا هر یک از عوامل هزینه است.در حالی که بودجه بندی سنتی بر عوامل هزینه نظیر مواد ،دستمزد و هزینه های مورد انتظار برای انجام فعالیتهای مختلف را مورد توجه قرار می دهد.

بودجه بندی بر مبنای فعالیت ،بهبود مستمر را تسهیل می کند. فرایند تهیه بودجه بر مبنای فعالیت ،فرصتهای کاهش هزینه ها و همچنین حذف فعالیتهای فاقد ارزش افزوده را مشخص میکند و مجموعه اقدامات لازم برای دستیابی به هدفهای سازمانی را به حداقل ممکن کاهش می دهد.

فرایند بودجه بندی سنتی محدود به فعالیتهای درون سازمان است و بندرت به فراتر از ان توجه می شود . بنابراین ،در بودجه بندی سنتی به وضعیت فعلی فروشندگان مواد و کالا و مشتریان توجه می شود . در مقابل ، بودجه بندی بر مبنای فعالیت ایجاب می کند که هماهنگی بسیار با فروشندگان موادو کالا و تامین نیازهای مشتریان مورد توجه قرار گیرد.

بودجه بندی سنتی به عنوان ابزار کنترل بر مقایسه ارقام بودجه بندی شده با نتایج واقعی عملیات و انحرافات و حداکثر کردن مسئولیت و پاسخگویی عملکرد واحدها تمرکز دارد ،اما هدف اصلی کنترل در بودجه بندی بر مبنای فعالیت ،هماهنگ و همخوان کردن فعالیتهای مختلف شرکت به منظور ارائه خدمات به مشتریان است.

سیستم بودجه بندی بر مبنای عملکرد و تاثیر آن بر عملکرد ومسئولیت پاسخگویی دولت

بودجه­بندی بر مبنای عملکرد از سال 1970 در دولتهای ایالتی امریکا به عنوان یک نوآوری و ابداع  و به منظور تحول در نظام بودجه­بندی آغاز شد. کشورهای دیگری نیز این  نظام  بودجه­بندی را برگزیده­اند. الگوهای مورد استفاده میان کشورهای جهان در این زمینه یکسان نیست. هدف از پیاده­سازی این نظام چیست؟ موفقیت و نارساییهای آن چیست؟ هدف اصلی این نوشتار بررسی این موضوع است که از میان هدفهای مورد نظر برای پیاده­سازی نظام بودجه­بندی برمبنای عملکرد، کدامیک دستیافتنی است و کدامیک در اولویت قرار دارد. بررسیها نشان می­دهد که هدف پاسخگویی، مبنا و پایه قویتری برای تعیین موفقیت بودجه­بندی بر مبنای عملکرد، نسبت به تخصیص بودجه، ایجاد می­کند. همچنین اثر اجرای این سیستم بر عملکرد دولتها هم  بررسی شده است. روشن شدن این موضوع می­تواند تاثیر عمیقی بر جهتگیری، نحوه پیاده­سازی، و انتظارات از نظام بودجه­بندی بر مبنای عملکرد در ایران، که در آغاز فرایند پیاده­سازی آن هستیم، داشته باشد.

بودجه مهمترین سند مالی کشور است. براساس تعریف ماده 1 قانون محاسبات عمومی بودجه کل کشور برنامه مالی یکساله دولت است که درامدها و سایر منابع تامین اعتبار را پیشبینی می­کند و هزینه­های انجام عملیاتی را که منجر به تحقق سیاستها و هدفهای قانونی می­شود، براورد می­کند.  با توسعه وظایف دولت و افزایش سریع هزینه­های دولتی و پیوند آن با وضعیت عمومی اقتصاد کشور، کنترل مخارج اهمیت خود را از دست داد و نیاز به بهبود در سیستمهای برنامه­ریزی، کنترل و مدیریت منابع بخش عمومی مطرح شد تا تصمیمگیرندگان بتوانند دید وسیعتری پیدا کنند و اطلا‌عات  گسترده­تری در مورد نتایج عملکردها و هزینه­های اجرای فعالیتها داشته باشند. این امر موجب توجه دولتها به اقتصادی بودن، کارایی و اثربخشی منابع دولت و به عباری مدیریت مالی دولت شد. روبرو شدن با این شرایط نه تنها نیاز به بهبود روشها و رویه­های بودجه­بندی موجود برای افزایش هماهنگی در سیستم را مطرح ساخت، بلکه بُعد جدیدی برای تصمیمگیری در مدیریت و مدیریت مالی دولت ایجاد کرد و باعث ایجاد سیستم بودجه­بندی بر مبنای عملکرد برای بازنگری و ارزیابی مدیریت فعالیتهای دولتی شد. از آنجا که اختصاص هدفمند اعتبار به فعالیتهای هر سازمان می­تواند ضمن شفاف­سازی نحوه توزیع منابع، امکان پایش عملیاتی و انتظار برای دسترسی به نتایج هزینه­ها را فراهم سازد، استفاده از بودجه­بندی بر مبنای عملکرد گام موثری در افزایش کارایی و اثربخشی اعتبارات خواهد بود.

مفاهیم بودجه­بندی بر مبنای عملکرد

بیشتر پژوهشگران و کارشناسان بودجهبندی دولتی، بر روی این نظر توافق دارند که بودجه­بندی بر مبنای عملکرد به عنوان تخصیص منابع برای دستیابی به هدفها، مقاصد برنامه­ریزی شده و همچنین دستیابی به بعضی از شاخصهای کار، یعنی کارایی و اثربخشی است.

به گفته جان میکسل(John Mikesell)، بودجه­بندی بر مبنای عملکرد در اساس ارتباط داده­ها و درامدها یا هزینه­ها با هدفها و فعالیتهای برنامه­هاست. او می­گوید که بودجه­بندی بر مبنای عملکرد ممکن است طبق روال معمول شامل یکی از عوامل زیر باشد:

• اطلا‌عات حجم کار،
• اطلا‌عات تولید(هزینه هر واحد فعالیت)،
• اطلا‌عات تاثیرگذار (سطح حصول هدفها).

فیلیپ جویس (Philip Joice)  بودجه­بندی بر مبنای عملکرد را به عنوان شبکه ارتباطی کارامد می­شناسد که برای اطمینان از دستیابی به هدفهای بودجه­بندی، منابع را به نتایج پیوند می­دهد.

با توجه به تعاریف ارائه شده می­توان گفت بودجه­بندی  بر مبنای عملکرد بیشتر حول دو محور «ارتباط بودجه با نتایج» و «ارتباط بودجه با شاخصهای عملکرد و ارزیابی» می­چرخد.

بدین ترتیب می­توان گفت که بودجه­بندی بر مبنای عملکرد عبارت است از برنامه سالانه به همراه بودجه سالانه که رابطه میان میزان وجوه تخصیص یافته به هر برنامه و نتایج به دست آمده از آن برنامه را نشان می­دهد. این بدان معنی است که با میزان مشخصی مخارج انجام شده در هر برنامه  باید مجموعه­ای معین از هدفها تامین شود.

با توجه به تعاریف ارائه شده می­توان بودجه­بندی بر مبنای عملکرد را به عنوان فرایندی برای تهیه و تدوین بودجه دانست که با تاکید بر فعالیتها و برنامه­ها و مدیریت عملکرد، این امکان را فراهم می­سازد که تصمیم برای تخصیص یا عدم تخصیص اعتبارات تا حدودی براساس کارایی و اثربخشی خدمات ارائه شده صورت بگیرد.

 وظایف و ویژگیهای بودجه­بندی بر مبنای عملکرد

فرایند بودجه­بندی سه نوع متفاوت از وظایف را برعهده دارد؛ وظایف برنامه­ریزی، مدیریتی و کنترل. در بودجه سنتی فقط وظیفه کنترلی وجود داشت در حالی که در بودجه­بندی بر مبنای عملکرد، وظیفه مدیریتی و برنامه­ریزی هم بدان اضافه شده و به عبارتی به ستانده نیز توجه شده است. در واقع  بودجه­بندی بر مبنای عملکرد بر دو موضوع تاکید دارد (ورمزیار، 1382):

• ستانده و ارتباط بین داده و ستانده یا تولید،
• نتیجه یا رضایت مردم.

در بودجه­بندی وظیفه برنامه­ریزی  بر انتخاب درون برنامه­ای تاکید دارد. وظیفه مدیریتی بر انتخاب فرا برنامه­ای تاکید دارد. وظیفه کنترلی بودجه­بندی بر تحقق هدفها یا سایر محدودیتها در اعتبارات عمومی برای مراقبت از مسئولیت واگذاری از طرف پرداخت­کنندگان مالیات است.

 هدفهای بودجه­بندی بر مبنای عملکرد

هدف اصلی بودجه­بندی بر مبنای عملکرد، کمک به تصمیمگیری عقلا‌یی درباره تخصیص و تعهد منابع دولت براساس پیامدهای سنجشپذیر است. می­توان هدفهای بودجه­بندی برمبنای عملکرد را به صورت زیر بیان کرد (قادری،1382):

• ارائه مبنای صحیح برای تصمیمگیری در مورد  تخصیص منابع،
• تعیین نتایج  سنجش پذیر و مورد انتظار از یک تخصیص بودجه خاص،
• تمرکز فرایند تصمیمگیری روی مهمترین مسائل و چالشهایی که دستگاه با آن روبروست،
• ایجاد ارتباط میان بودجه و نتایج عملکرد برنامه،
• پربار ساختن خدمات دریافتی یا همان مدیریت کیفیت جامع،
• ارائه مشوقهایی برای مدیریت عملکرد بر مبنای بهبود مستمر،
• ارائه مبنایی برای پاسخگویی بیشتر در ازای استفاده از منابع کشور،
• امکان نظارت موثر بر اجرای عملیات،
• بهبود روابط با مردم از طریق انتشار اطلا‌عات صریح و روشن درباره برنامه­های عمومی.

در این مقاله کوشش می­شود که تاثیر بودجه­بندی بر مبنای عملکرد بر مسئولیت پاسخگویی دولت و عملکرد آن مورد بررسی واقع شود. این دو مورد به عنوان هدفهای بودجه­بندی بر مبنای عملکرد در بالا‌ ذکر شده است.

 بودجه­بندی بر مبنای عملکرد و مسئولیت پاسخگویی دولت

در کشورهای پیشرفته، مسئولیت پاسخگویی، جایگاه ویژهای در چارچوب نظری حسابداری و گزارشگری مالی دولتها پیدا کرده و به اصیلترین عامل ارزیابی و مقایسه نظامهای حسابداری و گزارشگری مالی دولتها بدل شده است. در ارزیابی و مقایسه نظامهای حسابداری و گزارشگری مالی دولتی، ظرفیت مسئولیت پاسخگویی نقش اساسی ایفا می­کند و مطلوبیت سودمندی نظامهای حسابداری دولتی در گرو قابلیتهای این گونه نظامهای اطلا‌عاتی در تهیه اطلا‌عات سودمند و درخور استفاده برای ادای مسئولیت پاسخگویی دولتها از یک سو و تهیه اطلا‌عات برای ارزیابی این مسئولیتها توسط شهروندان از سوی دیگر است. مفهوم مسئولیت پاسخگویی می­تواند به عنوان معیاری اساسی در ارزیابی قابلیتهای نظام حسابداری و گزارشگری مالی دولت مورد استفاده قرار گیرد (باباجانی، 1379).

 بیانیه شماره 34 هیئت استانداردهای حسابداری دولتی امریکا بیشتر بر معیار اندازه­گیری جریان منابع اقتصادی تاکید دارد. این معیار اندازه­گیری با هدف اطمینان یافتن از میزان کارایی، اثربخشی و صرفه­جویی ناشی از مصرف منابع اقتصادی، تعیین بهای تمام شده کالاها‌ و خدمات و افزایش سطح مسئولیت پاسخگویی عملیاتی، در سیستمهای حسابداری مالی مورد استفاده قرار می­گیرد. وظیفه اصلی این  سیستمها، تهیه اطلا‌عات شفاف در مورد چگونگی مصرف منابع اقتصادی و اندازهگیری میزان دستیابی به هدفهای تعیین شده در قالب میزان تولید و عرضه کالاها‌ و خدمات و ارزیابی اثربخشی کالاها  و خدمات تولید و عرضه شده است.‌ اهمیت استفاده از این نوع معیارهای اندازه­گیری در سیستمهای حسابداری زمانی آشکار می­شود که دولتها اقدام به تهیه و تنظیم بودجه بر مبنای عملکرد می­کنند (باباجانی،1382) .

در پژوهشهای انجام شده توسط جوردن و هاکبارتِ (Jordan&Hackbart,2005)، میزان اهمیت مسئولیت پاسخگویی و همچنین تحقق مناسب آن با اجرای سیستم بودجه­بندی بر مبنای عملکرد نشان داده می­شود. پژوهشگران یاد شده برای گردآوری داده­های لا‌زم از پرسشنامه استفاده کردند. این پرسشنامه­ها برای کارشناسان بودجه در ایالتهای امریکا ارسال شد. این مطالعه بر دو نتیجه مهم  تاکید داشت:   

• هدف دولت از استقرار سیستم بودجه­بندی بر مبنای عملکرد چیست؟
• بینشها در مورد راهبرد و رویکردهای مربوط به اجرای سیستم بودجه­بندی بر مبنای عملکرد به چه صورت است؟

پاسخ­دهندگان، هدفهای دولت از اجرای سیستم بودجه­بندی بر مبنای عملکرد را به­صورت زیر بیان کردند. بیشترین نمره به بهبود مسئولیت پاسخگویی برنامه­ای(31/2) و کمترین نمره به تغییرات در سیاستهای ایالتی داده شده است (جدول 1) .           

سپس این پژوهشگران  به بررسی موفقیت دستیابی به هدفهای استقرار سیستم بودجه­بندی بر مبنای عملکرد پرداختند و نمره­های موفقیت برای هر کدام از هدفها به صورت میانگین استفاده شد. موفقیت به صورت رتبه­ای شامل رتبه­های خیلی موفق، موفق، به طور متوسط موفق و ناموفق مورد بررسی قرار گرفت و ارزش هر کدام از آنها به ترتیب 1،2،3 و 4 بود و یا به عبارتی هر پاسخ  خیلی موفق ضریب 4 به خود می­گرفت.

در این حالت هم میزان موفقیت در دستیابی به هدف بهبود پاسخگویی برنامه­ای بالاترین نمره را داشت و کمترین نمره به هدف تغییر در تخصیص بودجه مربوط می­شد(جدول 2).

در ادامه، پژوهشگران یادشده به بررسی موفقیت نسبی بودجه­بندی بر مبنای عملکرد در ارتباط میان وظایف و برنامه­ها پرداختند و به این نتیجه رسیدند که فعالیتهای مربوط به آموزش در بیشترین مرتبه هستند.

همچنین در بررسیهای مربوط به بودجه­بندی بر مبنای عملکرد به عنوان ابزاری برای پاسخگویی، به این نتیجه رسیدند  199 مورد از 21 مورد پاسخ­دهنده) که اندازه­گیری عملکرد باعث بهبود مسئولیت پاسخگویی نسبت به دستگاههای اجرایی میشود. 15 مورد از پاسخ­دهندگان پذیرفتند که اندازه­گیری عملکرد باعث فراهم کردن مسئولیت پاسخگویی نسبت به شهروندان می­شود. 14 مورد اذعان کردند که اندازه­گیری عملکرد باعث فراهم شدن پاسخگویی مالی می­شود. 13 مورد هم تاکید کردند که اندازه­گیری عملکرد باعث فراهم شدن مسئولیت پاسخگویی نسبت به قانونگذاران می­شود (جدول 3).

 بودجه­بندی بر مبنای عملکرد و تاثیر آن بر عملکرد دولت

یکی از هدفهای سیستم بودجه­بندی بر مبنای عملکرد پربار کردن خدمات دریافتی یا همان مدیریت کیفیت جامع است. مدیریت کیفیت جامع بیشتر بر رضایت مشتریان و مصرف­کنندگان تاکید دارد. در واقع «مدیریت»، همان استفاده بهینه از منابع سازمان برای جلب رضایت مشتری، «کیفیت» میزان پاسخگویی محصولا‌ت و خدمات عرضه شده به نیاز مصرف­کنندگان، «جامع» هماهنگی و همکاری در کل سازمان برای کسب رضایت مصرف­کنندگان است. در این سیستم، پس از تعیین هدفهای عملیاتی به­طور همزمان شاخصها و ابزارهایی را برای مشخص کردن میزان اثربخشی و کارایی اقدامهای انجام شده در حوزه خدمات دریافتی نیز تعیین می­کنند که این عمل خدمات دریافتی را با کیفیت­تر می­سازد.

مدیریت کیفیت جامع و برنامه­های مشابه آن جزو اقدامهای راهبردی و مدیریتی هستند که در این سیستم در همه سطوح بخش دولتی جای گرفته و بر بهره­وری تاکید دارند. در واقع مدیریت کیفیت جامع و سایر برنامه­های مشابه آن بر رضایت مصرف­کنندگان و همکاری کارکنان و گروههای کاری و سنجش عملیات و همچنین بر ساختار انعطاف­پذیر و باز تمرکز دارند. در نتیجه یکی از هدفهای اساسی بودجه­بندی بر مبنای عملکرد، مدیریت کیفیت جامع است (2003Young,).

برای بالا‌بردن کارایی و اثربخشی بودجه­بندی بر مبنای عملکرد باید هدفها و مقاصد برنامه­ها بهطور مناسب توسط برنامه­ریزان و سیاستگذاران تعیین شود. همچنین شاخصهای مناسب که مشخص­کننده  درجه تحقق هدفها با توجه به میزان منابع مصرف شده است، تعیین گردد. از آنجا که مدیران اجرایی، سازوکار اجرایی برنامه­ها را می­شناسند، می­توانند فعالا‌نه به سیاستگذاران در تعریف و بازنگری برنامه­های سالا‌نه سازمان خود یاری رسانند. سیاستگذاران و برنامه­ریزان هم تنها در صورت همکاری نزدیک با سطوح اجرایی، می­توانند از پایبندی مدیران اجرایی به هدفهای تعیین شده مطمئن شوند. بودجه­ریزی برمبنای عملکرد می­تواند از طریق افزایش درک تصمیمگیران از پیوندهای منابع درخواستی و نتایج عملیات مورد نظر، باعث بهبود فعالیتهای دولت شود. در نهایت اجرای بودجه­بندی بر مبنای عملکرد و به تبع آن افزایش عملکرد فعالیتهای دولت مستلزم وجود انگیزه­های مدیریتی و پرسنلی قوی در میان کارکنان، گروههای کاری متخصص، برنامه­های توسعه فعالیتها، اجرای نظام حسابداری تعهدی و تهیه نرم­افزارهای جامع برای محاسبه بهای تمام شده، است.

اطلا‌عات عملکرد، بیشتر مورد استفاده مدیرانی است که مایلند  کارایی عملیاتی برنامه­ها و فرایندهای کاری خود را افزایش دهند. تشویق مدیران به استفاده از بودجه­بندی عملیاتی، مستقیمترین پیوند میان اطلا‌عات عملکرد و افزایش کارایی و کیفیت خدمات است. این رویکرد با استفاده­های منفی از اطلا‌عات عملکرد، از جمله استفاده برای تنبیه و مجازات یا تشویق و پاداش افراد که خطر  قانونگریزی یا سوءاستفاده از سیستم به جای بهبود عملکرد را در پی دارد، متفاوت است.

شاخصهای کارایی، حجم کار، کیفیت خدمات و رضایت مشتریان شاخصهایی است که برای بهبود عملکرد مدیران ارزش زیادی دارد. این شاخصها را می­توان برای تعیین هدفهای عملکرد و طراحی راهبردهایی برای نیل به هدفها، ردگیری عملکرد در طول زمان، مقایسه عملکرد سازمان با عملکرد سازمانهای دیگر و انعقاد قراردادهایی مبنی بر عملکرد میان کارکنان دولت و بخش خصوصی به کار برد.

سیستم بودجه­بندی بر مبنای عملکرد می­تواند از طریق کاهش هزینه­ها و افزایش کیفیت خدمات و همچنین حذف فعالیتهای فاقد ارزش افزوده و افزایش رضایت مصرف­کنندگان بر عملکرد دولت تاثیر بگذارد و باعث افزایش کارایی و اثربخشی فعالیتهای دولتی شود.

 نتیجه­گیری

بسیاری از کشورهای توسعه یافته و در حال توسعه  در تلا‌شند نظام بودجه­بندی خود را در یک فرایند بهبود یا تغییر به نظامی عملکرد محور یا عملیاتی که در آن ارتباط بین اعتبارات بودجه­ای و عملکرد دستگاههای اجرایی شفاف و مفهوم است، نزدیکتر سازند و از این طریق اطلا‌عاتی معتبر و قابل اطمینان برای تصمیمهای بودجه ای دولت و مجلس فراهم آورند. بودجه­بندی بر مبنای عملکرد با الزام دستگاههای اجرایی به تمرکز بر نتایج برنامهها باعث بهبود اثربخشی، کارایی و پاسخگویی برنامه­های دولت، می­شود. سیستم بودجه­بندی بر مبنای عملکرد از طریق استفاده از مدیریت کیفیت جامع و کاهش هزینه­ها و همچنین افزایش رضایت مصرف­کنندگان باعث بهبود عملکرد دولت شده و در واقع منجر به بهره­برداری اثربخشتر از منابع سازمان خواهد شد و مدیران می­توانند از منابع موجود در راستای دستیابی به هدفهای مورد انتظار تبیین شده در بودجه به طور اثربخشتری بهره­برداری کنند. براساس نتایج تجربی و مشاهدات انجام شده توسط جوردن و هاکبارت، هدف اصلی از استقرار سیستم بودجه­بندی بر مبنای عملکرد، بهبود مسئولیت پاسخگویی برنامه­ای در برابر فرایند بودجه و تخصیص آن است. بودجه­بندی بر مبنای عملکرد، ابزار ارزشمندی برای ایجاد درک بنیادی و اساسی از تلفیق میان منابع به کار گرفته شده و عملکرد ایجاد شده است. در نتیجه مسئولا‌ن برنامه­ها، فرصتی  برای بررسی اثر متقابل درونی میان منابع و نتایج مورد انتظار در دست دارند. این تجربه به شکل مطلوبی مدیریت کلی برنامه­ها را بهبود می­بخشد.

  ماخذ فصلنامه حسابرس

نوشته شده توسط رامین جعفری علمداری

 

 

 

 

بودجه بندی بر مبنای فعالیت